RATELMAK İTHALAT İHRACAT ANONİM ŞİRKETİ

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA AYDINLATMA METNİ

RATELMAK İTHALAT İHRACAT ANONİM ŞİRKETİ (bundan sonra “ŞİRKET” olarak anılacaktır) olarak, kişisel verilerinizin korunması ve güvenliğinin sağlanması önceliğimiz olmakla, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır) ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uyarınca Veri Sorumlusu sıfatıyla işbu “Aydınlatma Metni”ni hazırlamış bulunmaktayız. İşbu Aydınlatma Metni ile KVKK’un 10. Maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı düzenlemesi çerçevesinde; hangi kişisel verilerinizin, hangi amaç ve hukuki sebeple işleneceği, işlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel verilerinizin toplanmasının yöntemi ve KVKK’nun 11. maddesinde sayılan kişisel verilerinize ilişkin bilgi talep etme, düzeltme isteme ve diğer haklarınız ve bu haklarınızı ne şekilde kullanacağınız hakkında siz müşterilerimizi, ziyaretçi, eski çalışan, mevcut çalışan, hissedar, iş ortağı ve kanun kapsamındaki tüm ilgilileri bilgilendirmek isteriz.

KVKK kapsamında Şirketimiz ile paylaşmış olduğunuz tarafınıza ait ve KVKK’ya göre kişisel veri olarak değerlendirilen her türlü güncel bilgi “Kişisel Veri” olarak kabul edilecek olup, bu veriler bu hususa ilişkin mevzuatın öngördüğü şartlara uygun olarak, hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği süreyle, mevzuata, aşağıda belirtilen usul ve esaslara uygun şekilde işlenecek ve saklanacaktır.

1) Veri Sorumlusu
KVKK uyarınca, Şirketimize iletmiş olduğunuz kişisel verileriniz “Veri Sorumlusu” olarak şirketimiz tarafından aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında ve KVKK’nun öngördüğü çerçevede ve diğer tüm yasal mevzuat kapsamında kaydedilebilecek, depolanabilecek, muhafaza edilebilecek, hizmetlerin devamı amacıyla güncellenebilecek, değiştirilebilecek, düzenlenebilecek, üçüncü kişilerle paylaşılabilecek, sınıflandırılabilecek ve işlenebilecektir.

2) Kişisel Verilerinizin işlenmesi ne anlama gelir?
Kişisel verilerin işlenmesi; bu verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, toplanması, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

3) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşlenmektedir?
Kişisel verileriniz, Kanun’a uygun olarak, Şirketimiz tarafından sağlanan her türlü ürün ve hizmet satışı ile ilgili ve ayrıca Şirketin ticari faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen şartlara ve ilgili tüm mevzuat hükümlerine uygun olarak,

Şirketimiz tarafından;

·       Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,

·        Çalışanlar için İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

·       Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi,

·       Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,

·       Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,

·       Hukuk işlerinin Takibi ve Yürütülmesi,

·       Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini,

·       İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·       İnsan Kaynaklarını Süreçlerinin Planlaması,

·        İş Faaliyetinin Yürütülmesi/ Denetimi,

·       İş Sağlığı/ Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·        Lojistik Faaliyetlerin Yürütülmesi,

·       İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·       Şirket İç Operasyonlarının Yürütülmesi,

·       Müşteriye Dokunan Süreç ve Operasyonların Yürütülmesi,

·        Pazarlama Operasyonlarının Yürütülmesi,   

·       Hukuksal, Teknik ve idari Sonucu olan Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi,

·       Şirket ana sözleşmelerinde belirtilen ticari faaliyetlerin mevzuata ve ilgili şirket faaliyetlerine uygun olarak yerine getirilmesi,

·       Mal/Hizmet Satın Alım/Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,

·        Mal/Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi,

·       Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi,

·        Ürün/Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi,

·       Yetkili Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,

·        Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,

·       Ücret Politikasının Yürütülmesi,

·       Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini,

·        Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

amaçlarıyla muhafaza edilebilir, kullanılabilir, güncellenebilir, paylaşılabilir, aktarılabilir ve sair suretler ile işlenebilir.

4) Hangi Kişisel Verilerin Hangi Yöntemlerle İşlenebilecektir?

Şirketimiz ürünlerinden ve hizmetlerinden faydalanmanız çerçevesinde, hukuki, ticari ve diğer gerekliliklere göre değişkenlik gösterebilecek olan ve bu nedenle aşağıda belirtilenlerle sınırlı olmamak üzere; tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Şirketimizin ofisleri, mağazaları, işyerleri, internet sitesi aracılığıyla, Şirketimizin bulunduğu adrese tarafınızca kargo/posta ile gönderilen veya şirket çalışanı tarafından bizzat teslim alınan dokümanlar, faks, e-posta ve diğer benzer vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik olarak elde edilip aşağıda belirtilen kişisel verileriniz işlenmektedir.

İsminiz, soy isminiz, TC Kimlik Numaranız, doğum tarihiniz, doğum yeriniz gibi açık kimlik verileriniz,

·Adresiniz ve  lokasyon bilgileriniz, telefon numaranız, elektronik posta adresiniz ve sair iletişim verileriniz,

·Satın aldığınız ürün/hizmete ilişkin bilgileriniz dâhil olmak üzere her türlü bilgi ile bunlara ilişkin ödeme bilgileriniz,

· Bordro bilgileriniz, işe giriş belgesi kayıtlarınız, özgeçmiş bilgileriniz gibi Özlük verileriniz,

· Şirket Çalışanı olmanız durumunda engellik durumuna ait bilgileriniz, kan grubu bilginiz, kişisel sağlık bilgileriniz, sağlık raporunuz ve sair sağlık bilgileriniz,

· Şirket Çalışanı olmanız durumunda ; Adli Sicil Kaydı, Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbiri bilgileri

Kişilerin sağlık verileri ve Adli Sicil Kaydı, Ceza Mahkumiyeti, Güvenlik Tedbiri  gibi özel nitelikli kişisel veriler Şirket tarafından, veri sahibinin açık onayı olmaksızın kişisel veri olarak işlenmemektedir.

Şirket Çalışanlarımızın Adli Sicil Kaydı, Ceza Mahkumiyeti, Güvenlik Tedbiri bilgileri ve sağlık bilgileri alınmadan tek tek aydınlatılmakta, aydınlatma metni okunmakta veya okumaları sağlanmakta ve hür iradeleriyle açık onayı alınmaktadır.

5) Kişisel Verilerinizin  kime ve hangi amaçlarla aktarılmaktadır?

Kanun kapsamında koruma altındaki kişisel verileriniz, Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçlarına uygun şekilde, Şirketin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda;

•            Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,

•            Çalışanlar için İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

•            Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi,

•            Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,

•            Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,

•            Hukuk işlerinin Takibi ve Yürütülmesi,

•            Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini,

•            İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

•            İnsan Kaynaklarını Süreçlerinin Planlaması,

•            İş Faaliyetinin Yürütülmesi/ Denetimi,

•            İş Sağlığı/ Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

•            Lojistik Faaliyetlerin Yürütülmesi,

•            İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

•            Şirket İç Operasyonlarının Yürütülmesi,

•            Müşteriye Dokunan Süreç ve Operasyonların Yürütülmesi,

•            Pazarlama Operasyonlarının Yürütülmesi,   

•            Hukuksal, Teknik ve idari Sonucu olan Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi,

•            Şirket ana sözleşmelerinde belirtilen ticari faaliyetlerin mevzuata ve ilgili şirket faaliyetlerine uygun olarak yerine getirilmesi,

•            Mal/Hizmet Satın Alım/Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,

•            Mal/Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi,

•            Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi,

•            Ürün/Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi,

•            Yetkili Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,

•            Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,

•            Ücret Politikasının Yürütülmesi,

•            Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini,

•            Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

· Hizmetinden faydalandığımız ve işbirliği içerisinde bulunduğumuz altyapı ve yazılım desteği sunan hizmet sağlayıcılar ile iş ortaklarımız, 

·Düzenleyici ve denetleyici kurumlar gibi resmi kurum ve kuruluşlar, 

· Avukatlar, vergi danışmanları ve denetimciler de dâhil olmak üzere danışmanlık aldığımız üçüncü kişiler başta olmak üzere; İştirak ve bağlı ortaklıklar,  Gerçek kişiler ve özel hukuk tüzel kişileri, iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz, hissedarlarımız, kanunen yetkili kurum ve kuruluşlara ile hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak ve ölçülülük ilkesi de gözetilerek veri aktarımına ilişkin hükümler de barındıran gizlilik sözleşmeleri ile veri güvenliği temin edilmek suretiyle paylaşılabilecektir. 

Müşterilerimize ve çalışanlarımıza ait kişisel verilerin üçüncü kişiler ile paylaşımı, müşterilerin izni çerçevesinde gerçekleşmekte ve kural olarak müşterimizin ve çalışanlarımızın onayı olmaksızın kişisel verileri üçüncü kişilere aktarılmamaktadır. Ayrıca kişilerin sağlık verileri ve Adli Sicil Kaydı, Ceza Mahkumiyeti, Güvenlik Tedbiri bilgileri gibi özel nitelikli kişisel veriler Şirket tarafından, veri sahibinin açık onayı olmaksızın kişisel veri olarak aktarılmamaktadır.

Şirket Çalışanlarımızın Adli Sicil Kaydı, Ceza Mahkumiyeti, Güvenlik Tedbiri bilgileri ve sağlık bilgileri alınmadan tek tek aydınlatılmakta, aydınlatma metni okunmakta veya okumaları sağlanmakta ve hür iradeleriyle açık onayı alınmaktadır.

Bununla birlikte, yasal yükümlülüklerimiz nedeniyle ve bunlarla sınırlı olmak üzere mahkemeler ve diğer kamu kurumları ile kişisel veriler paylaşılmaktadır. Üçüncü kişilere veri aktarımı sırasında hak ihlallerini önlemek için gerekli teknik ve hukuki önlemler alınmaktadır.

6) Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi nedir?

Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından yukarıda sıralanan amaçlar kapsamında ve fiziki ortamda sözleşmeler, faks ve matbu formlar; elektronik ortamda ise E-mail, telefon, SMS, Sosyal Medya, kurumsal web siteleri, üyelik oluşturma formları, E-mail gönderim platformu, şikâyet yönetim sistemleri, pazar araştırma şirketleri ve referans yöntemleri üzerinden toplanacaktır. Toplanan kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinde belirtilen açık rıza, sözleşmenin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi ve meşru menfaate ulaşılması için zorunlu olması kişisel veri işleme şartları kapsamında işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

7) Kişisel Veri sahibi olarak haklarınız nelerdir?  

Kişisel veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

•            Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

•            Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

•            Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

•            Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

•            Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

•            Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

•            İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,

•            Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu kapsamda yapacağınız başvurularda yer alan talepleriniz, talebinizin niteliğine göre ve tarafımıza ulaştıktan sonra en geç otuz gün içinde olmak üzere en kısa sürede ve ücretsiz olarak Şirket tarafından sonuçlandırılır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvurunun Şirketten kaynaklanan bir hata nedeniyle yapılması halinde alınan ücret iade edilir.

KVKK’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen hakları kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirket’e iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, mevcut durumda herhangi bir yöntem belirlemediğinden, başvurunuz, KVKK gereğince, yazılı olarak Şirket’e iletilmelidir. 

Talebiniz, İNTERNET SİTESİ’ndeki “Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Açıklama” kısmında ve işbu Aydınlatma Metni’nin ekinde yer alan başvuru form doldurulmak suretiyle kimlik fotokopiniz ve diğer iletişim bilgileriniz de eklenmek suretiyle ıslak imzalı olarak “Küçükbakkalköy Mah. Küçük Setli Sok. Denge Panorama No:5-9 Daire 14 Atasehir 34750 İstanbul” adresine, bizzat elden, noter kanalıyla, iadeli taahhütlü posta yoluyla,

İmzalanan Formun kimlik fotokopisi ile birlikte Elektronik Posta Aracılığıyla,  main@ratelmak.com adresine iletilerek,

KVKK ve diğer ilgili mevzuatta yapılabilecek değişiklikler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek esaslar nedeni ile uygulama esasları ile bu bilgilendirme ve muvafakatname metninde değişiklik yapma hakkımız saklıdır. 

8) Kişisel Verileriniz Ne Süreyle İşlenecektir?

Şirket,  kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve süreç konusu verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak belirleme yapmaktadır.

KVKK’ya uygun olarak, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer hükümler ile Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlara uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde ve mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zamanaşımı süreleri dahil tüm süreler dolduğunda kişisel veriler, şirketimiz tarafından veya talebiniz üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Bize kişisel verilerinizle ilgili her türlü soru ve görüşleriniz için main@ratelmak.com e-posta adresinden dilediğiniz zaman ulaşabilirsiniz.

9) Rıza Gerektirmeyen Haller

KVKK’nun 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusu sıfatıyla Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde açık rıza almaksızın kişisel verileri işleyebilme hakkı mevcuttur. 

10) Değişiklikler

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda olabilecek değişiklikler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek yöntemler nedeni ile bu aydınlatma bildiriminde değişiklik yapma hakkımız saklıdır.

RATELMAK İTHALAT İHRACAT A.Ş VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU

1.       Başvuru Hakkınıza İlişkin Genel Bilgilendirme

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun’da (“KVK Kanunu”) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (“Bundan sonra “Başvuru Sahibi” olarak anılacaktır), KVK Kanunu’un  11. Maddesi Uyarınca Başvuru sahibi olarak Ratelmak İthalat İhracat Anonim Şirketine  (Şirket) müracaat ederek aşağıda sayılan taleplerde bulunabilirsiniz;

·       Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

·       Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·       Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·       Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·       Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

·       Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

·       Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·       İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·       Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Şirketimiz 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. Maddesi uyarınca başvurunuzu talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren en kısa sürede ve en geç otuz(30) gün içinde sonuçlandıracaktır. Yanıtlarımız ilgili KVK Kanunu’nun 13. Maddesi gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.

2.       Başvuru Yöntemleri

KVK Kanunu’nun 13. Maddesinin birinci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan Şirketimize Bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede yazılı olarak Şirketimize Başvurular aşağıdaki yöntemi kullanarak tarafımıza başvuru yapabilirsiniz.

a)      Şahsi Olarak Yapılacak Olan Başvuru: Aydınlatma metninde belirtmiş olduğumuz adrese kimliğinizle birlikte bizzat gelerek,

b)      Noter Vasıtası ya da İadeli Taahhüt Posta İle Yapılacak Olan Tebligat: Aydınlatma metninde belirtmiş olduğumuz adrese tebligat göndererek,

c)       Elektronik Posta Aracılığıyla İletilmesi: main@ratelmak.com adresine imzalı formu ileterek başvuruda bulunabilirsiniz.

Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u tarafından başkaca bir yöntem öngörülmesi halinde bu yöntem aracılığıyla başvurularınızı yönlendirebilirsiniz.

Şirketimiz, Başvuru Sahibi tarafından e-mail yolu ile yapılacak başvurularda Başvuru Sahibi’ nin kimliğini doğrulamak için ek bilgiler talep edebilecek gerekli önlemleri alabilecektir.

       Phone : +90 216 330 79 16 Pbx, Fax : +90 216 336 79 43, e-mail : main@ratelmak.com